Správa obchodních partnerů v systému Business Central

Dynamics 365 Business Central (dále jen D365BC) je moderní platforma pro správu podnikových dat a procesů.  Zpracovává klíčové obchodní procesy, jako je prodej, nákup, zásoby a finance. Všechny tyto procesy vyžadují ovšem svá kmenová data.  V dnešním článku si představíme, jak v systému spravovat číselníky vašich obchodních partnerů, ale především jak zefektivnit proces založení nového obchodních partnera a co to znamená.

Kontakty

Kontakty jsou vedeny jako záznamy kmenových dat v modulu Správce vztahů v D365BC. Kontaktem může být společnost (firma) nebo osoba. V tomto číselníku tedy můžete evidovat kontakty, se kterými má vaše společnost obchodní vztah, stejně tak může sloužit k oslovení nových, potencionálních partnerů. Kontakty mohou být jak stávající, tak potenciální zákazníci, dodavatelé, zaměstnanci, právníci, poradci atd.

Informace o kontaktním subjektu evidujete na kartě kontaktu. Karta obsahuje základní informace (například název, adresu, telefonní číslo), ale i detailnější informace, které vám mohou pomoci zlepšit a zefektivní obchodní vztahy se svými kontakty (například informace o velikosti a vlastnictví společnosti, u osob informace o jejich zájmech).

Karta kontaktu je rozdělena do několika záložek, na kterých jsou informace seskupeny podle oblastí použití. Ve spodní části pak obsahuje řádky, ve kterých se zobrazují informace získané prostřednictvím profilových dotazníků. Tyto údaje mohou být užitečné při komunikacích a jednáních s kontaktem, např. během setkání s potenciálním obchodním partnerem.

Zákazníci

Záznamy zákazníků jsou kmenovými daty pro obchod a finance. Bez klientů nemůžete prodávat zboží, výrobky nebo služby.

Karta zákazníka obsahuje informace potřebné k prodeji produktů klientům. Zahrnuje identifikační informace, jako například interní evidenční číslo, registrační čísla, název, adresní údaje atp. Na kartě jsou také zadány důležité parametry pro fakturaci a platby, jako jsou účetní skupiny (definice předkontací do účetní části systému a způsob výpočtu DPH), prodejní ceny a slevy, platební podmínky. Naleznete zde také vypočítané informace o stavu pohledávek zákazníka a jeho další prodejní statistiky, jako je saldo pohledávek, celkové tržby, náklady, zisky a podobně.

Dodavatelé

Subjekty, se kterými má společnost nákupní vztah, jsou evidovány prostřednictvím karet dodavatelů. Karta dodavatele obsahuje několik záložek, na kterých jsou informace seskupeny podle oblastí použití. Zadání některých polí je povinně vyžadováno, aby systém mohl s dodavatelem dále pracovat.

Karta dodavatele, podobně jako karta zákazníka, obsahuje podrobné informace o obchodním partnerovi. Na kartě dodavatele jsou především evidovány specifické parametry pro procesy nákupu a fakturace. Obsahuje takové důležité informace, jako je číslo dodavatele, registrační čísla, název nebo adresu. Stejně důležité jsou další informace, které zahrnují identifikaci účetní skupiny (definice předkontací do účetní části systému a způsob výpočtu DPH), nákupní ceny a slevy, platební podmínky, dodací podmínky.

Jak zefektivnit proces založení nového obchodního partnera? Díky využití funkcionality napojení systému na rejstříky

Zaevidování nového obchodního partnera do systému vyžaduje pečlivé zadání všech fakturačních údajů partnera, jako jsou obchodní název firmy, jeho registrační čísla (IČ, DIČ), atd.

Systém D365BC umožňuje vyhledání a získání informací o subjektech v databázi ARES. ARES, elektronický registr, umožňuje získávat informace o ekonomických subjektech registrovaných v České republice.

Aktualizaci z ARES můžete spustit z karty kontaktu, dodavatele nebo zákazníka. Dle zadaného IČ můžete vyhledávat společnosti a rozhodnout, která pole v D365BC zaktualizujete (jméno, adresa, město, PSČ, DIČ).

Na scénáři založení nového obchodního kontaktu si tedy pojďme představit, jak díky napojení na ARES lze v systému D365BC založit nový záznam přesně a jednoduše pouze ve třech krocích:

1. Založíte nový kontakt.

1. Na kartě kontaktu do pole IČ zadáte IČ partnera.
2. Systém se automaticky připojí do registru ARES, dojde k ověření IČ a získá zde evidované fakturační údaje partnera. Vy následně jen zvolíte, jaké údaje si přejete na kartě kontaktu aktualizovat.

Podobně lze pro zaevidování nového obchodního partnera do D365BC využít funkcionalitu napojení na systém VIES, která vám umožní ověřit si platnost daňového identifikačního čísla (DIČ) přiděleného pro účely DPH ve členském státě EU.

Opět si ukážeme na scénáři založení nového obchodního kontaktu, jak díky napojení na VIES lze v systému D365BC založit nový záznam přesně a jednoduše v následujících krocích:

1. Založíte nový kontakt.
2. Na kartě kontaktu do pole kód země/oblasti vyplníte zemi, v jaké je partner k DPH registrován.
3. Dále pak na kartě kontaktu do pole DIČ zadáte DIČ partnera.
4. Systém se automaticky připojí do systému VIES a zde dojde k ověření DIČ a získá zde evidované údaje partnera. Vy jen následně zvolíte, zda si přejete na kartě kontaktu aktualizovat název.

Ve videu si ukážeme v D365BC příklad založení nového kontaktu tuzemského obchodního partnera s využitím funkcionality ověření IČ a aktualizace údajů z ARES s následným vytvořením zákazníka. A také si podíváme na to,  jak založit nového dodavatele z EU s ověřením DIČ v systému VIES.

V příštím článku tohoto týdne se spolu podíváme na další možnosti, jakým způsobem si můžete ověřit spolehlivost svých obchodních partnerů přímo z prostředí Dynamics 365 Business Central.

Přemýšlíte o implementaci moderního ERP systému ve své společnosti a chcete se dozvědět o aplikaci Microsoft Dynamics 365 Business Central více? Stačí kliknout na tlačítko „Mám zájem“ vpravo dole a naši konzultanti vám rádi vše vysvětlí.

Petr Pospíšil, Senior Consultant

Konica Minolta IT Solutions Czech
kmits.cz/li